By La modernizzazione dei registri societari procede a ritmo sostenuto e cambiano allo stesso tempo anche le responsabilità dei componenti degli organi gestori. Dall’1 gennaio 2025 ogni amministratore di società di persone o di capitali dovrà possedere un proprio domicilio digitale, ovvero un indirizzo di posta elettronica certificata da comunicare al Registro delle Imprese. La misura, contenuta nella Legge 207/2024, potenzia la trasparenza e snellisce i flussi di comunicazione fra imprese e pubblica amministrazione.
Il domicilio digitale degli amministratori e la scelta del servizio PEC
Il domicilio digitale non coincide con la casella PEC della società: appartiene solo all’amministratore, il quale ne resta l’unico titolare. Per soddisfare il requisito, si può fare riferimento alla posta elettronica certificata di Register: il provider mette a disposizione indirizzi da 3 GB o 5 GB su un dominio personale, oltre a una formula gratuita per 6 mesi con capienza di 2 GB su un dominio fornito dallo stesso provider.
Nell’apertura di una casella PEC, oltre allo spazio di archiviazione, sono fondamentali la stabilità del servizio, la tracciabilità dei messaggi e la conservazione a norma per dieci anni: tutti fattori che riducono rischi e assicurano validità legale alle comunicazioni ricevute.
Le norme che disciplinano l’obbligo per gli amministratori di società
L’articolo 1, comma 860, della Legge 207/2024 estende l’obbligo di deposito del domicilio digitale a tutte le società che esercitano attività d’impresa, dai piccoli studi professionali alle grandi realtà. Restano escluse soltanto le società semplici prive di finalità commerciali, le società di mutuo soccorso, i consorzi e le società consortili.
Le norme specificano che, quando l’impresa conta più amministratori, ciascuno deve figurare con un indirizzo di posta certificata distinto. Eventuali informazioni che coincidono e sono già presenti negli archivi vanno corrette entro la stessa finestra temporale fissata per le società esistenti. La pratica, se trasmessa senza altre modifiche statutarie o contabili, non prevede né bolli né diritti di segreteria.
Termini da rispettare e obblighi di comunicazione
Per le società costituite prima dell’1 gennaio 2025, l’adempimento deve avvenire entro il 30 giugno 2025. Chi fonda una nuova società dopo tale data (oppure rinnova o nomina un amministratore) deve presentare la PEC personale contestualmente al deposito dell’atto.
In mancanza dell’indirizzo PEC la pratica viene sospesa, con concessione di un termine non superiore a trenta giorni per provvedere alla comunicazione. Trascorso il termine senza integrazione, la Camera di Commercio rigetta la domanda.
L’indirizzo, inoltre, deve essere già attivo al momento dell’inoltro: la semplice prenotazione non basta. Questo vuol dire che è necessario avviare con anticipo la procedura di attivazione. Naturalmente, è importante anche conservare le ricevute generate dal sistema, perché esse attestano la piena funzionalità della casella.
Conseguenze della mancata comunicazione
L’omissione o la comunicazione fuori termine rientrano nell’ambito dell’articolo 2630 del Codice civile. Il trasgressore rischia una sanzione amministrativa che va da 103 euro a 1.032 euro; l’importo passa a un terzo (da 34,33 euro a 344 euro) se la regolarizzazione avviene entro trenta giorni dalla scadenza.
Va sottolineato che la sanzione si applica a ogni amministratore privo di domicilio digitale, con possibili moltiplicazioni dell’esborso quando il consiglio di amministrazione è numeroso. Oltre al danno dal punto di vista pecuniario, il blocco amministrativo può ritardare delibere, operazioni straordinarie e adempimenti fiscali che dipendono dalla corretta iscrizione degli amministratori.
Naturalmente, un domicilio digitale gestito in modo ottimale rende più veloci le interazioni con la pubblica amministrazione e riduce i costi di spedizione, perché sostituisce raccomandate e corrieri. Inoltre, l’indirizzo di posta elettronica certificata consente di migliorare l’immagine di affidabilità nei confronti di soci, banche e collaboratori, i quali percepiscono maggiore ordine dal punto di vista gestionale.
Infine, la certezza di data e ora di invio delle e-mail, certificata dalle ricevute, tutela l’amministratore in caso di contenziosi, poiché rende immediatamente dimostrabile l’avvenuta comunicazione.
